Privacy Protocol

Privacy protocol van de zelfstandig Trouwambtenaar, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de vernietiging van persoonsgegevens van bruidsparen en hun getuigen.

Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële verbintenis bedoeld.

  1. Verkrijgen van gegevens

Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, het bruidspaar of via een derde met toestemming van het bruidspaar.

  1. Gebruik van gegevens

Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:

Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk aansprakelijk. Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.

Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.

Om te corresponderen met het bruidspaar is het van belang emailadressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de voltrekking is gedaan en deze is nabesproken worden deze contactgegevens vernietigd.

Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.

De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt alleen geanonimiseerd
opgeslagen. Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.

Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaald het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.

  1. Bewaren van gegevens

Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels een virusscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.

  1. Vernietiging van gegevens

Indien gegevens op papier staan worden deze, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt.

Documenten die digitaal verkregen zijn worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestandsmappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud zorgvuldig moeten worden gecontroleerd.

  1. Informatie, inzage en correctie

Een bruidspaar heeft ten alle tijden recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij hebben verstrekt.

  1. In geval van datalek

Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan direct bij het constateren hiervan melding worden gemaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.

  1. Website

De website www.metliefdetrouwen.nl maakt gebruik van cookies en andere technologieën om het online gebruiksgemak voor jou te vergroten en om na te gaan hoe de site gebruikt wordt, zodat wij op basis daarvan de kwaliteit van onze diensten kunnen verbeteren.

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die opgeslagen worden op de harde schijf van jouw computer. Deze zorgen ervoor dat de website je herkent als je terugkomt en je instellingen onthoudt.

Bij een bezoek aan onze website of bij gebruik van sommige van onze producten slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, en datum en tijd van jouw bezoek. Ook voor de Social Media knoppen en embedded content van bijvoorbeeld YouTube worden er cookies opgeslagen op jouw computer. Tevens maken wij gebruik van Google Analytics, wat ons inzicht geeft over hoe bezoekers onze website gebruiken.

Opgesteld door: Matrimonium, Vereniging voor trouwambtenaren

 

 

Met liefde trouwen. Zelfstandig trouwambtenaar voor een persoonlijk en onvergetelijk jawoord op een door jullie gekozen trouwlocatie.